001 — De situatie
Het probleem
Fresh Catering is een bedrijfscatering specialist in Rotterdam. Twee eigenaren, vier medewerkers in de keuken. Ze doen verse lunches en event catering voor kantoren. Offerte-aanvragen kwamen binnen via mail, WhatsApp en het contactformulier — elke aanvraag betekende minimaal 45 minuten handwerk.
Zonder automatisering
- Mail checken op nieuwe aanvragen
- Handmatig agenda openen en checken
- Prijs berekenen in Excel
- Offerte opmaken in Word
- Terugmailen naar klant
- Follow-up reminder in agenda
Met automatisering
- Klant vult slim formulier in
- Systeem checkt beschikbaarheid
- Prijs wordt direct berekend
- Offerte gaat automatisch uit
- Klant krijgt binnen 5 min reactie
- Auto follow-up na 3 dagen
002 — De oplossing
Hoe het nu werkt
Slim formulier
Klant vult datum, aantal personen, type catering en dieetwensen in. Alles wat je nodig hebt, in één keer.
Auto-check
Systeem checkt kalender, berekent prijs, genereert professionele offerte. Geen handwerk.
Instant reactie
Beschikbaar? Offerte gaat direct. Niet beschikbaar? Systeem stelt alternatieven voor.
"We dachten dat we iemand moesten aannemen voor de administratie. Dit systeem doet het werk van een halve FTE."
— Linda, mede-eigenaar Fresh Catering003 — De investering